En un entorno tan dinámico como el actual, las empresas deben ser ágiles. Cada año el mercado exige rapidez y flexibilidad en todo, desde líneas de productos y servicios hasta las áreas de trabajo. Por ello, elegir la mejor oficina para negocios se ha convertido en una necesidad. 

Es así que el Flex space se ha establecido como una solución significativa para quienes necesitan obtener la máxima utilidad de un solo espacio. A continuación, en Edifica te explicamos qué son los espacios flexibles, cómo funcionan y cuáles son sus ventajas.

¿Qué son los espacios flexibles?

Los espacios flexibles permiten a las empresas acceder a oficinas en varias ubicaciones con un contrato de arrendamiento a corto plazo que va de un mes a tres años. Generalmente son administrados por empresas de espacios de trabajo, propietarios individuales o mediante asociaciones entre los dos.

Incluyen áreas de trabajo conjunto, oficinas con servicios y también ofertas híbridas que se adaptan a las corporaciones. Una característica común es su diseño multipropósito, que proporciona una gran adaptabilidad, un mayor compromiso y productividad entre los empleados.

¿Cómo funcionan las oficinas flexibles?

A diferencia de los espacios de trabajo tradicionales, las oficinas flexibles pueden ayudar fácilmente a las empresas a través de sus diferentes etapas de desarrollo, ya sea que estén ampliando, reduciendo o descentralizando.

La idea clave detrás de estas áreas es que la arquitectura y el diseño puedan ayudar a las personas a trabajar de manera eficiente al ofrecerles entornos de construcción dinámicos y multipropósito.

En ese sentido, estas oficinas pueden responder a cambios externos y adaptarse a nuevas necesidades. Por lo tanto, puede convertirse fácilmente en una sala de conferencias, un espacio de colaboración o una zona tranquila, según las necesidades de los empleados que lo utilicen en ese momento.

Además, siempre tienen un diseño creativo que motiva a las personas y proporciona entornos de trabajo interactivos que se pueden modificar sin la necesidad de renovaciones complejas que requieren mucho tiempo.

Por otro lado, los espacios flexibles permiten a las empresas dispersar su fuerza laboral y minimizar los desplazamientos diarios al tener diferentes ubicaciones de oficinas repartidas por la ciudad en las áreas donde viven sus empleados.

Ventajas

1. Aumentan el bienestar y la colaboración de los empleados.

De la noche a la mañana, el trabajo remoto se convirtió en norma para muchos. En consecuencia, los empleados sin oficinas en casa tuvieron que transformar sus dormitorios, salas de estar o incluso cocinas en oficinas improvisadas.

Las distracciones familiares, la fatiga de Zoom y la falta de colaboración cara a cara con los colegas, ocasionó que la situación sea cada vez más difícil para muchos.

La solución a ese problema llega con las oficinas flexibles, pues permiten a las empresas proporcionar a sus empleados espacios de trabajo cerca de sus hogares donde pueden trabajar en proyectos individuales o en equipo, mientras se sienten seguros y cómodos. 

2 . Son sostenibles a largo plazo

Otro beneficio vital de los espacios flexibles es el impacto positivo que tienen en el medio ambiente, pues se construyen con una cantidad considerable de previsión cuando se trata de las necesidades de las personas, las cuales cambian drásticamente cada 10-15 años.

Cada vez que un edificio deja de ser relevante y útil para sus ocupantes, generalmente se somete a una extensa reconstrucción o incluso a una demolición, lo que genera enormes cantidades de desechos.

Eso no sucede con las oficinas flexibles, pues sus diseños modulares y sostenibles permiten a las empresas modificar las áreas de trabajo sin generar más residuos ni gastar grandes cantidades de dinero en la reconstrucción o renovación.

3. Reducen los gastos generales

Las oficinas flexibles permiten a algunas empresas evitar el compromiso de un contrato de arrendamiento tradicional a largo plazo y los gastos operativos incurridos que se derivan de él.

Por ello, son más económicos que alquilar un espacio de oficina tradicional en las principales ciudades, claro que los costos de estos  pueden variar dependiendo del mercado, del proveedor o de la ubicación de las oficinas. 

Por otro lado, a diferencia de los arrendamientos tradicionales, los espacios de coworking vienen con todos los elementos básicos (es decir, equipo de impresión, mobiliario de oficina, Wi-Fi y servicios telefónicos, servicios públicos y espacios para eventos, y otras comodidades adicionales) incluidos en sus suscripciones.

4. Mayor visibilidad

Trabajar desde una oficina flexible aumenta la visibilidad de una organización lo que trae varios beneficios. Uno de ellos es el que te permite hacer networking que te servirá para descubrir nuevos talentos que quieras incluir en tu empresa como conocer potenciales clientes. 

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